以精益采购思维创新供应商管理

2020-06-01 

精益采购实现了内部采购管理到外部资源管理的转变,使供求双方的关系更加紧密,提高了采购的水平。而实现采购精细化管理必须科学地评价与选择合作伙伴，建立精益供应关系。本文通过探索构建以精益采购思维为核心的供应商管理模型，为采购单位快速选择正确的供应商，系统管好、用好中选供应商提供科学的技术支撑，实现企业供应商管理从粗放模糊型向精益精准型转变，为企业高质量发展提供强有力的供应链保障。

 一、前言

目前在市场上，企业之间的竞争不再是企业与企业之间的竞争，而是供应链与供应链的竞争。为了提高整条供应链的竞争力，很多企业已经开始重新定位与供应商之间的关系，将原来单纯的博弈关系、竞争关系，逐渐转变为互信、互利、互助的合作伙伴关系。供应链作为一个由多成员企业组成的合作联盟，保持稳定的运作状态，能够发挥其最大的效用。基于烟草行业“应招尽招”的采购管理规范要求，如何既规范又高效地选好、用好、管好供应商，特别是连续性业务的供应商，并与其建立长期合作伙伴关系，从而为烟草企业高质量发展提供稳定的、优质的物资和服务保障，是烟草企业采购工作亟需关注的课题之一。随着采购管理规范程度的进一步提高以及风险同步防控工作的推进，加强供应商的管理已经提上了重要议程，也给企业采购管理提出了更高要求。

为此，采购单位除了在如何选择优质供应商方面要做足功课，更要在如何管理好中选供应商上下足功夫。本文旨在以精益采购思维为核心，以采购文件编制为着力点，用精益管理方法引领精益采购，系统研究连续性业务项目特点，在供应商管理原则、技术路径以及入库前、中、后的分段管理模式上进行研究探索，着力解决供应商管理难点，构建可操作性强、实用性高的供应商管理工作机制，切实提高供应商管理工作水平，为企业高质量发展提供强有力的供应链保障。

二、供应商管理的原则和管控基础

1.三项管理原则

坚持客观性原则，以“Q.C.D.S”，即质量、成本、交付与服务并重为基本准则，综合考虑供应商的履约能力、质量控制能力、应急管理能力、用户满意度等方面内容，建立全面的供应商综合评价指标体系，对供应商做出全面、具体、客观地评价。坚持科学性原则，供应商评价和选择过程公开透明、评估体系运行稳定，采取制度化的科学管理。坚持可操作性原则，不同类别项目的采购需求、服务标准不同，应综合考虑项目类型的特点、特征，保证模型的适应性、实用性和可操作性。

2.三项管控基础

项目控制：严格按批复的采购计划和采购方式执行，采购项目费用按使用部门和使用性质分类，规范费用的流向；费用控制：将费用按不同部门的使用情况和使用性质分类下达，避免费用混用的情况；动态管理：供应商信息的统计分析施行动态管理，及时分析、处理和反馈信息。

三、供应商管理的技术路径

1.找准一个定位

以建立供应商长期战略合作伙伴关系为核心，以现有供应商管理模式为基础，以精益采购思维为指导的采购文件编制及合同条款编写为依托，以供应商管理实施细则为抓手，以供应商分级管理、日常管理机制为补充，建立一个系统化、立体化、动态化的供应商管理模型，将原来静态的、片面的供应商管理提升到动态的、系统化的供应商管理，并与项目管理、预算管理、采购管理、物资管理、合同管理实现管理互联、信息互通，将供应商管理统一纳入企业价值链管理之中，实现适应企业高质量发展的供应商管理新常态。

2.识别两个目标

市场主体之间的良好合作关系是建立在互惠共赢、风险共担的基础之上，任何一方对其他主体的极限施压带来的结果往往是事与愿违。在供应商管理过程中要始终本着平等互利的原则，避免出现采购人利用在采购过程中的主导地位，将不公平的条款强加给供应商。一方面要通过科学合理地编写采购文件、签订合同条款，建立供应商管理制度等方式，加强对供应商的管理，提升企业的供应保障能力的目标。另一方面要通过加强对采购单位在合同履约、执行制度等方面的监督管理以及综合评价，实现采购单位执行水平提升的目标。从企业内部理顺对采购单位的监督管理制度，从企业外部加强对供应商全方位管理，让企业源源不断地得到优质资源补充，最终实现供需双方合作共赢的双提升。

3.确立三个阶段

潜在供应商管理（入库前阶段）。供应商入库前管理又叫潜在供应商库的管理，指的是通过网络平台、市场询价、投标人信息采集等方式，将典型的、有代表性的供应商纳入管理样本，并定期更新潜在供应商的企业动态、信用等级、价格区间、合同履约等方面的信息，从而掌握市场动态，为采购项目前期准备提供充足有效的信息来源和技术储备。

选择供应商（选择入库阶段）。当前企业的主要连续性业务均通过公开招标选定供应商，根据采购项目实际需求，结合潜在供应商的信息收集情况，在编写采购文件和合同格式书时能够更加科学合理地设置相关条款，从而为企业选择合适正确的供应商提供最大限度的保障作用。

中选供应商管理（入库后阶段）。在投标文件、合同条款的基础上，对中选供应商实施分级管理、考核评价、结果应用等全方位的系统性管理，并且建立起对采购单位执行情况内部管理监督机制，由内而外的双向管理，实现供需双方的有机融合，从而确保采购需求的最终实现和管理效益提升。

四、供应商入库前、中、后的分段管理模式

1.供应商入库前的“一分三定”管理

一分：是指供应商分类管理。根据采购业务性质和采购目录，对现有采购项目进行全面梳理，确定分类建库的类型、数量及其适用范围。例如：服务-维修维保类-特种设备维保类项目供应商库；服务-其他服务-后勤服务类项目供应商库；物资-非烟用物资-零配件类供应商库等。

三定：是指定人、定时、定责做好供应商信息收集以及更新管理。由此建立潜在供应商库，即为供应商入库前管理。制定潜在供应商信息登记表，将潜在供应商信息及时收集、归类，做到简洁明了，为采购项目的市场调研和物资供应提供指导方向。

2.供应商入库阶段的“三个科学合理设置”管理

供应商入库阶段管理，即通过公开招标选定供应商的环境，在采购文件以及合同条款的设置上，如何科学、合理地设置条款是对中选供应商有效管理的核心。

科学合理设置资格性条款：建立资格条款设置范例库。该库的作用主要在于为采购单位根据采购项目的特性，科学合理设置资格性条款做准备。

科学合理设置考核评价条款：建立月度考核、年度评价条款范例库。该库设置的目的是将月度考核、年度评价条款与项目账款、支付账期、合同续签挂钩，并在招标采购阶段将评价条款向所有参加投标的供应商明示，确保评价条款的科学、合理、公平、客观，最大限度激发中选供应商潜能，提供优质产品和服务。

科学合理设置价格评分、技术商务评分条款：建立价格评分、技术商务评分范例库。该库设置的目的是采购单位在编制招标文件时，能够参考价格评分、技术商务评分的范例库，并结合项目实际需求，科学合理设置相应的条款内容。在采购文件编制、合同格式书中对供应商管理进行铺垫，让采购单位做到有范例可参照、有指标可量化、有执行可操作的“三有三可”编制方法，实现供应商入库阶段的质量把关及其后续作为中选供应商的管理措施。

通过入库阶段的筛选确定，可以选择出基础优质的供应商，建立起供应商库，从而为企业提供优质服务。

3.供应商入库后的“五位一体”管理

供应商入库后管理，即为采购流程完成后，与供应商签订完合同后，属于合同履约的过程。在这个阶段，合同双方除了要按照合同约定的条款执行外，作为采购单位，一方面要有效管理好中选供应商，让他们能够积极配合企业工作，提供更好、优质、快捷的服务，另一方面也要主动跟进了解供应商在合同执行过程中的困难，在确保合同约定条款得到有效履行和规范廉洁的基础上，为供应商提供优质服务提供必要的支撑，是提高采购质量的必由之路。在依法依规的前提下，坚持以双方签订的合同条款为准则，严格按照合同签订的条款执行，并做到“五位一体”的管理。

建立考察评估机制：综合考虑企业各类采购项目中选供应商，由采购单位合理安排时间，组织使用部门和相关管理监督部门到供应商的生产点、分销点、经营门店等进行实地考察，对其生产能力、供应能力、内部管理、企业经营状况等进行系统评估，并结合考察评估结果，对供应商提出合理的改善建议，促使供应商不断提高服务保障水平。

建立分级管理机制：根据供应商的合作期、合同金额及其对企业生产经营的重要程度等，运用四象限理论，结合标书范本、合同分类、法律风险等级的分类方式，建立现有连续性项目供应商的分级管理机制。

建立考核评价机制：根据采购文件用户需求、技术商务响应程度、质量保证措施、售后服务方案、人员管理、合同履行等相关要求，对照制定评价内容和方法。如建立负面清单，明确供应商评价小组的组成方式。明确各职能归口部门可根据职能项目实际制定细则。探讨建立供应商评价范本，由职能归口部门制定。

建立结果应用机制：主要方向包括合格供应商、不良供应商（黑名单）、定点供应商不响应的处理方式、合同履行，合同的变更与解除、供应商退出。

建立执行考核机制：研究建立对采购单位管理情况的考评机制。主要包括供应商管理有关制度执行、合同履约、廉洁风险防控以及如何客观、公正地对供应商进行考核评价等方面。

五、精益采购供应商管理的创新特点

在符合国家法律法规和烟草行业“应招尽招、真招实招”规范管理的前提下创新供应商管理模式，运用精益采购思维，在公司层面分类、分级、分步建立起了公司供应商库，从而大幅减少了同一采购单位的同类项目反复招标采购，不同采购单位同类项目各自招标导致的重复劳动且价格不一致，从根本上解决了采购项目金额小、采购效率低、招标难度大等一系列问题。

通过建立供应商库和配套管理机制，彻底解决了单一供应商难于管理、考核评级结果难于应用、不续签合同会影响正常业务工作等一系列问题。而且一定程度上稀释了采购单位自由裁量权，让供应商考核评价更加公开、公平、公正，对供应商客观考核评价及其结果应用机制，有效促进了供应商管理激发内生动力，不断提高其自身的服务保障水平。

科学构建采购文件关联性条款范本，在采购入库阶段，就把对中选供应商的评价、考核、款项支付等系统性管理要求编制在招标文件中，并写入合同，此类条款是对中选供应商最为有力的管理手段。让原本不可量化、主观性强的供应商管理方式，向可量化的、客观性评价的集约型供应商管理转变。

通过建立采购单位执行考核机制，有效促进采购单位廉洁风险防控、严格执行采购管理有关制度、敦促供应商提高服务保障水平等，促使采购经办人员主动作为、主动担当、主动顺应新时期供应商管理新模式，相互配合，共同提升，这对于建立供应商长期合作伙伴具有非常重要的意义和作用。

六、结束语

基于烟草行业“应招尽招、真招实招”的采购管理规范要求，本文通过将精益采购和供应商管理有机结合，以精益采购思维为核心，引入供应商管理新理念和新方法，着力于解决烟草企业采购实际问题，提出了三项管理原则、三项管控基础、研究技术路径，以及供应商入库前、中、后的全过程分段管理模式，全面探索出一套科学合理的供应商管理模型。目前广东中烟公司应用该模型逐步在连续性服务类和物资类供应商库中推广使用，用高质量采购为企业高质量发展保驾护航。

作者及作者单位：廖艳培，冯远柳，广东中烟工业有限责任公司梅州卷烟厂；霍智峰，广东中烟工业有限责任公司法律与改革部

    来源：《招标采购管理》